Dans ce cas client, découvrez comment un groupe de médecins a transformé sa prise de rendez-vous en ligne en cabinet médical pour gagner en efficacité. Cette prise de rendez-vous en ligne en cabinet médical leur permet aujourd’hui de mieux gérer leurs agendas, de réduire les appels et d’améliorer l’expérience patient au quotidien.
La situation du Groupe Médical de Muhlbach sur Munster était assez simple, 5 généralistes, un secrétariat débordé et un logiciel vieillissant sans prise de rendez-vous en ligne. Aujourd'hui, grâce à notre intervention, leurs patients réservent depuis le site 24h/24, la secrétaire gère les appels sans stress, les agendas sont synchronisés en temps réel. L'agence Boîte à Oeufs a révolutionné leur quotidien.
La situation avant la prise de rendez-vous en ligne du cabinet médical de Muhlbach
Le cabinet fonctionnait avec un système classique.
- Les patients appelaient le secrétariat pour obtenir un créneau.
- La secrétaire jonglait entre 5 agendas, gérait les urgences, les annulations ainsi que les rappels.
- Aux heures de pointe, le téléphone sonnait en continu.
- Certains patients pouvaient rappeler 3 ou 4 fois avant d'obtenir un rendez-vous. D'autres finissaient sans doute par renoncer.
La question de Doctolib s'est évidemment posée, mais les inconvénients étaient nombreux. À environ 149 € par mois par praticien, la facture grimpe à plus de 7 000 € par an pour 5 médecins. Sans compter le manque de flexibilité sur la personnalisation des créneaux, la dépendance à une plateforme tierce, l'impossibilité de maîtriser l'hébergement des données des patients. Le cabinet voulait une solution qui lui appartienne.
Les 4 objectifs du projet de prise de rendez-vous en ligne pour ce cabinet médical
Le Groupe Médical avait des attentes précises.
- Il fallait mettre en place la prise de rendez-vous depuis le site tout en conservant le téléphone comme canal d'accès.
- La secrétaire devait continuer à ajouter manuellement des rendez-vous dans le même système, avec une synchronisation en temps réel.
- Les agendas des 5 praticiens devaient être centralisés dans une vue unique.
- Le tout devait rester à la fois simple, rapide, efficace depuis n'importe quel poste.
Il était aussi intéressant de travailler avec un secrétariat externe si la situation le demandait. Le système devait permettre à une personne extérieure au cabinet d'accéder aux agendas, de bloquer des créneaux et même de gérer les absences. Cela devait être mis en place sans l'installation de logiciel et sans une configuration complexe.
La solution mise en place par Boite à Oeufs
Nous avons donc respecté le cahier des charges, le cabinet a obtenu une solution sur mesure.
Côté patient, l'expérience est fluide
Le visiteur sélectionne un motif de consultation puis son médecin traitant. Les créneaux disponibles s'affichent sur 30 jours. Il réserve en quelques clics en choisissant la date et l'heure puis il reçoit une confirmation automatique par mail. Les créneaux d'urgence sont réservés par téléphone pour que le secrétariat conserve la main sur les cas prioritaires.
Côté secrétariat, l'interface est efficace
La secrétaire visualise les 5 agendas sur le même écran. Elle peut ajouter un rendez-vous manuellement lors d'un appel téléphonique. La synchronisation se fait en temps réel. Si un patient réserve en ligne pendant qu'elle est au téléphone, le créneau se bloque instantanément des deux côtés. Aucun doublon n'est donc possible.
Le système gère aussi les congés des praticiens, les remplaçants, les prestations (vaccination, consultation pour un nourrisson, renouvellement d'ordonnance). Tout est paramétré depuis le back-office en quelques clics.
Voici ce que le système permet aujourd'hui
- La prise de rendez-vous fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les patients réservent le soir, le week-end ou en dehors des horaires du secrétariat.
- Les notifications automatiques réduisent les oublis.
- La vue du calendrier centralisée permet au cabinet de mieux organiser ses journées.
- La gestion multi praticiens simplifie la coordination entre les 5 médecins.
42 % des demandes de rendez-vous en ligne se font en dehors des horaires d'ouverture du cabinet et 75 % des patients utilisent la réservation en ligne par automatisme, d'où l'intérêt de déployer une telle infrastructure. Grâce à cette dernière, le volume d'appels répétitifs a nettement diminué. La secrétaire consacre moins de temps au téléphone pour la prise de rendez-vous, ce qui lui permet de se concentrer sur l'accueil physique des patients ainsi que sur les tâches administratives.
Le cabinet a aussi gagné en indépendance. Il ne possède aucun abonnement mensuel à une plateforme externe. Le système leur appartient, il n'y a donc aucune contrainte imposée par un tiers sur l'affichage des créneaux ou la gestion des données.
Sécurité, performance et accompagnement
Le site est hébergé par l'agence Boite à Oeufs sur un serveur dédié. Aucune donnée ne transite via une plateforme tierce. Le cabinet garde la maîtrise de ses informations. Le site se charge en moins de deux secondes, ce qui est indispensable pour les internautes. C'est aussi un signal positif pour le référencement.
Nous accompagnons le cabinet tout au long de l'année (prise en main lors du lancement, maintenance, ajustements au fil des besoins). Nos forfaits de maintenance incluent le suivi technique, les mises à jour de sécurité ainsi que le support en cas de question ou de modification à apporter.
Vous êtes médecin et vous souhaitez reprendre le contrôle de vos rendez-vous ?
Nous développons des solutions sur mesure pour les cabinets médicaux, les groupes de praticiens, les maisons de santé. Nous pouvons proposer une réservation en ligne, la gestion d'agendas multi praticiens, un hébergement sécurisé, un accompagnement complet.
Contactez-nous pour une démonstration. Nous vous montrerons concrètement ce que nous avons mis en place pour le Groupe Médical de Muhlbach sur Munster. Nous pourrons aussi étudier vos besoins pour vous proposer une solution adaptée à votre organisation.